Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một trong những công cụ cần thiết của mọi doanh nghiệp và tổ chức, thay vì phải thuê nhiều nhân viên kế toán thì giờ đây phần mềm kế toán sẽ giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian và mang đến sự chính xác tuyệt đối.

Cùng tìm hiểu phần mềm kế toán là gì? Những lợi ích và chức năng của phần mềm kế toán doanh nghiệp sau đây nhé!

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm là một tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện tử. Các tập tin này có thể bao gồm: các file mã nguồn viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, các file dữ liệu (thư viện), các file hướng dẫn.

Phần-mềm-kế-toán-là-gì
Phần-mềm-kế-toán-là-gì

Phần mềm kế toán là hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Đây là công cụ hỗ trợ thực hiện những công việc kế toán như báo cáo tài chính, hỗ trợ xử lý những phép tính phức tạp theo, báo cáo các chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp. Người dùng chỉ cần nhập số liệu, thông tin vào hệ thống theo các quy định thủ tục đã thiết lập sẵn, sau đó hệ thống sẽ xử lý và đưa ra báo cáo chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Đây còn là một phần mềm kê khai thuế giúp doanh nghiệp quản lý tốt tài chính của mình.

Lý do các doanh nghiệp nên thiết kế phần mềm kế toán

Lý-do-các-doanh-nghiệp-nên-thiết-kế-phân-mềm-kế-toán
Lý-do-các-doanh-nghiệp-nên-thiết-kế-phân-mềm-kế-toán
  • Tiết kiệm chi phí và mang đến hiệu quả cao

Lợi ích của một phần mềm kế toán thì rất lớn như: giảm bớt chi phí quản lý, thời gian quản lý, tính lương, tính thuế, lập báo cáo… nhưng mỗi ngành nghề, dịch vụ sản phẩm có một đặc thù riêng. Do yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán thường là phải mang tính đặc thù, ví dụ như tính đáp ứng chuẩn mực sản phẩm dịch vụ, quy mô công ty, quy định của nhà nước… nên phần mềm nội địa được ưa chuộng hơn bởi nhà sản xuất trong nước am hiểu về thị trường hơn. Bên cạnh đó, phần mềm trong nước được bán với giá thấp nên sản phẩm ngoại nhập khó cạnh tranh.

Trước sự đa dạng của các phần mềm kế toán như vậy, công ty bạn nên thiết kế riêng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình và vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý.

  • Tính bảo mật cao

Hầu như các phần mềm đều mang lại khả năng bảo mật cao cho các thông tin dữ liệu trong chương trình. Tính năng này giúp doanh nghiệp hạn chế khả năng dữ liệu bị đánh cắp, xem trộm, gây hậu quả xấu, ảnh hưởng đến tình hình của doanh nghiệp. Đảm bảo tuyệt đối thông tin của công ty, cho phép thiết lập quyền truy cập vào phần mềm theo từng đối tượng.

  • Dễ sử dụng

Phần mềm kế toán doanh nghiệp tương đối dễ sử dụng, giao diện dễ nhìn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, doanh nghiệp chỉ cần thao tác các bước cài đặt chương trình phần mềm và nhập dữ liệu vào hệ thống. Khi chương trình được cài đặt hoàn tất, doanh nghiệp có thể điều chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng của công ty. Đa số các chức năng trong phần mềm như lưu giữ, lập báo cáo, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, quản lý bảng lương cho nhân viên, quản lý hoá đơn hàng, … đều thực hiện chưa đến 5 phút.

  • Nhiều tính năng hấp dẫn

Không chỉ hỗ trợ những tính năng đơn giản như lưu trữ số liệu và lập báo cáo, phần mềm còn hỗ trợ phân tích, đánh giá, so sánh những khoản tài chính với nhau, quản lý mọi mặt liên quan như hoá đơn, nợ, lập bảng cân bằng, quản lý tài sản, hàng tồn kho, … Các tính năng này sẽ được liên kết trực tiếp với những dữ liệu được nhập vào và đưa ra những kết quả, thông tin chính xác và nhanh chóng.

Những chức năng nổi bật của phần mềm kế toán

Những-chức-năng-nổi-bật-của-phần-mềm-kế-toán
Những-chức-năng-nổi-bật-của-phần-mềm-kế-toán

Phần mềm kế toán tích hợp rất nhiều chức năng đáp ứng đa dạng nhu cầu của các doanh nghiệp, dưới đây là những chức năng chính của phần mềm kế toán:

  • Quản lý tài chính 

Theo dõi thu chi các giao dịch tiền mặt, tiền gửi tại các ngân hàng bao gồm nhiều loại tiền tệ. Tự động tích hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ

Thực hiện kế toán công nợ phải thu theo từng khách hàng, từng dự án, từng hóa đơn, hợp đồng,… Các công nợ được quản lý thu theo hạn thanh toán, quy định, hạn mức về giá trị và thời gian nợ

Thực hiện kế toán công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, hợp đồng, từng hóa đơn, và phải trả theo hạn thanh toán, quy định,…

Báo cáo thuế, theo dõi các khoản thuế và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Phần mềm khai thuế đầu vào đầu ra ngay khi lập chứng từ từ phần hệ kế toán. Các chính sách và biểu mẫu thuế mới nhất luôn được cập nhật liên tục.

Báo cáo tài chính thông qua một số văn bản như bảng cân đối kế toán, báo cáo kinh doanh, lãi/lỗ, lưu chuyển tiền tệ

Kế toán tổng hợp: Tập hợp tất cả các dữ liệu từ vốn tiền mặt, các công nợ thu chi, giá thành, tài sản cố định, mua bán hàng, hàng tồn kho để lập báo cáo tổng hợp, báo cáo thuế, báo cáo tài chính,…

  • Kế toán chi phí và tính giá thành

Theo dõi chi phí cho các dự án, sản phẩm, công trình và thực hiện lên giá thành kế hoạch, phân tích giá thành kế hoạch và giá thành thực tế để đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh.

  • Quản lý mua hàng

Theo dõi quản lý tình hình mua hàng, số lượng, hàng xuất, hàng nhập, phân tích chi phí mua hàng từng giai đoạn. Thực hiện kê khai, theo dõi thuế VAT, thuế nhập khẩu.

  • Quản lý bán hàng

Theo dõi hoạt động bán hàng, in hoá đơn bán lẻ, xuất hoá đơn GTGT. Ngoài ra có thể quản lý và  hạch toán hàng bị trả lại. Khai báo và tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra như chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi,…

  • Quản lý hàng tồn kho

Quản lý kho và hàng hóa tồn kho, kết hợp số liệu từ quản lý bán hàng và mua hàng để phân tích và kiểm soát số lượng chặt chẽ.

  • Quản lý tài sản cố định

Theo dõi tình hình tài sản tăng giảm, kiểm soát người dùng, tính hạch toán khấu hao tài sản cố định, có thể điều chỉnh giá trị khấu hao tùy theo nhu cầu quản lý, kiểm kê tài sản theo từng nhóm, đối tượng sử dụng, …

Tính năng cần có của phần mềm kế toán chuyên nghiệp 

Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt Nam.

Những-tính-năng-cần-có-của-phần-mềm-kế-toán
Những-tính-năng-cần-có-của-phần-mềm-kế-toán
  • Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế toán.
  • Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
  • Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính an toàn của dữ liệu.
  • Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký – Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo quyết toán thuế…

Quy trình thiết kế phần mềm kế toán tại ABC Group

Thiết-kế-phần-mềm-kế-toán-của-ABCGroup
Thiết-kế-phần-mềm-kế-toán-của-ABCGroup
  • Khảo sát và lập kế hoạch dự án

Đây là giai đoạn nhà phát triển (nhân viên triển khai) đi khảo sát bài toán và tiếp xúc với chủ đầu tư để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển phần mềm. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện dự án để phát triển phần mềm bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án. Trên cơ sở đó thiết lập kế hoạch thiết lập triển khai thực hiện dự án.

Khảo sát hiện trạng bao gồm các nhiệm vụ sau:

Thu thập thông tin về cơ chế nghiệp vụ của phần mềm cũ, các thành phần chức năng của phần mềm cũ,…;

Thu thập thông tin về môi trường và các tác nhân có ảnh hưởng tới phần mềm cũ.

Xác định các yêu mới của bài toán cần giải quyết trong tương lai.

Xác định cách thức làm việc của phần mềm cũ.

Nghiên cứu khả thi và lập khả thi trong phát triển dự án.

Đánh giá kết quả khảo sát và lập tài liệu khảo sát.

Lập kế hoạch triển khai dự án.

  • Phân tích

Dựa trên các kết quả khảo sát, người phát triển tiến hành phân tích phần mềm, bao gồm các bước sau:

Xây dựng mô hình phần mềm: Dựa trên các kết quả khảo sát, người phát triển phải xác định rõ mô hình nghiệp vụ cho phần mềm cần phát triển bằng cách mô hình hóa phần mềm. Đây là bước quan trọng trong quá trình phát triển xây dựng phần mềm do việc mô hình hóa chính xác các hoạt động tác nghiệp của phần mềm là rất phức tạp. Hơn nữa, vì việc mô hình hóa không phản ánh đúng phần mềm cần phát triển sẽ gây ảnh hưởng xấu đến sự phát triển phần mềm không đáp ứng đúng yêu cầu bài toán.

Sau khi mô hình hóa phần mềm cần phát triển. Người phát triển định ra một số giải pháp sơ bộ để thiết kế phần mềm và lựa chọn một số giải pháp phù hợp sau khi đã xem xét các yếu tố như: tính năng của phần mềm, chi phí phát triển, môi trường cài đặt, đào tạo người dùng,… đồng thời trong đó xác định các chức năng, thủ tục thực thiện và giao diện phần mềm ở mức chung.

  • Thiết kế phần mềm

Dựa trên các kết quả phân tích, người phát triển tiến hành thiết kế phần mềm, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của hệ thống  để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng,… Như vậy, thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu thành các đặc tả thiết kế, trong đó người phát triển cần sử dụng phương pháp và công cụ thiết kế phù hợp. Thiết kế phần mềm bao gồm các công việc sau:

Thiết kế dữ liệu phần mềm: Xác định các đối tượng dữ liệu hay cấu trúc dữ liệu được sử dụng trong phần mềm.

Thiết kế chức năng phần mềm: Xác định các module xử lí thể hiện các chức năng của phần mềm.

Thiết kế giao diện phần mềm: Xác định các mô hình giao tiếp người – máy.

Thiết kế an toàn phần mềm: Xác định các yếu tố đảm bảo sự tin cậy cho phần mềm.

Thiết kế kỹ thuật phần mềm: xác định các yêu cầu kĩ thuật cho phần mềm.

Lập tài liệu thiết kế hệ thống

  • Thực hiện xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã được xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

Lựa chọn công cụ hệ quản trị CSDL và cài đặt cơ sở dữ liệu cho phần mềm.

Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các module chương trình của phần mềm.

Lựa chọn công cụ xây dựng giao diện phần mềm.

Xây dựng các tài liệu như tài liệu sửa dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật,…

  • Thử nghiệm

Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực tế. Việc kiểm tra toàn bộ chương trình thực hiện bằng cách chạy thử chúng với một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để tìm ra các lỗi. Các lỗi có thể gặp bao gồm:

Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt động không như mong muốn.

Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế…

Lỗi không phù hợp với môi trường chuyên môn nghiệp vụ và môi trường kĩ thuật.

  • Chuyển giao

Sau khi hệ thống phần cứng đáp ứng đủ nhu cầu cho phần mềm hoạt động thì nhân viên triển khai bắt đầu các công việc

Cài đặt phần mềm

Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống.

Đào tạo cho người dùng biết cách sử dụng phần mềm. Đảm bảo cho sản phẩm phần mềm được hoạt động theo đúng nguyên tắc đã thiết kế theo sự thỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp.

Bàn giao tài liệu sử dụng phần mềm.

Đưa vào hoạt động và hỗ trợ cho đến khi nghiệm thu.

  • Bảo hành và bảo trì

Sau khi cài đặt phần mềm, trong một khoảng thời gian nhất định đã ký kết trong hợp đồng. Phần mềm phát sinh lỗi tiềm ẩn mà trong giai đoạn thử nghiệm chưa phát hiện ra; do yếu tố môi trường hoạt động về mặt kỹ thuật (hệ điều hành, thiết bị ngoại vi,…) thay đổi hoặc do có các yêu cầu mới về hoạt động nghiệp vụ và các yêu cầu của người dùng về hệ thống thay đổi,… làm cho hệ thống không còn đáp ứng được các yêu cầu hiện tại. Vì vậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, cập nhật các thành phần để đảm bảo khắc phục các lỗi và duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điều kiện mới.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thiết kế phần mềm kế toán là gì, có những công dụng và chức năng thế nào để giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

ABC Group cam kết báo giá xây dựng và dịch vụ thiết kế phần mềm kế toán, hoặc cho chúng tôi cơ hội được đồng hành cùng doanh nghiệp bạn nhé!

Hotline HN: 0936.17.99.55
Hotline HCM: 0917.88.66.90
Hotline Kỹ Thuật: 0917.88.66.90
Click ngay để hỏi đáp trực tuyến